Assemblea condominiale in videoconferenza: organizzare e partecipare
L’emergenza sanitaria legata al Covid ha drasticamente e repentinamente cambiato le nostre abitudini arrivando a coinvolgere ogni aspetto legato alla nostra quotidianità. I divieti di assembramento e il distanziamento ha causato una piccola rivoluzione anche nell’ambito delle amministrazioni di condominio, facendo spazio all’assemblea condominiale in videoconferenza. Si tratta di una modalità di conferenza condominiale a distanza e che rappresenta un modo tanto pratico, quanto utile, per riuscire a organizzare un’assemblea in totale sicurezza assicurando la partecipazione di soggetti che avrebbero difficoltà a recarsi presso la sede fisica dove è indetta la riunione ed offre anche interessanti opportunità, come quella di silenziare i partecipanti che litigano o sovrappongono le voci. Si può fare semplicemente bloccando il loro microfono, in modo da dare la parola di volta in volta a ciascuno e così garantire una discussione più ordinata. Evitare la riunione in una sede fisica consente anche di gestire al meglio i condomini e consente di poter silenziare i microfoni dei partecipanti che litighino o magari mantenere più ordinata l’assemblea evitando sovrapposizioni di interventi.
Assemblea condominiale in videoconferenza, le modalità previste dalla legge
L’assemblea condominiale in videoconferenza è certamente pratica e molto utile, ma è necessario effettuare alcuni adempimenti perché possa essere considerata valida: i condomini devono essere messi in grado di poter partecipare attivamente evitando se possibile anche una serie di imprevisti (come la difficoltà nel collegamento o la disconnessione per una caduta sulla linea).Il Decreto Agosto che è stato convertito in legge e pubblicato in Gazzetta Ufficiale, in vigore dal 14 ottobre 2020 contiene anche un’apposita norma che viene dedicata alla semplificazione dei procedimenti relativi alle assemblee condominiali consentendo di fatto la che partecipazione all’assemblea possa avvenire anche in modalità di videoconferenza e comunque con il consenso di tutti i condomini.
Assemblea condominiale in videoconferenza, come organizzarla
La legge consente di organizzare l’assemblea condominiale in videoconferenza purché ci sia il consenso della maggioranza dei condomini, ma senza specificare se vada calcolata per “per teste“ o per quote. Il buon senso suggerisce pertanto per che poter autorizzare l’assemblea a distanza possa essere sufficiente la maggioranza dei condomini.
L’avviso di convocazione
Se la legge consente che possono svolgersi a distanza tutti i tipi di assemblea, dalle ordinarie alle assembee straordinarie, è anche vero che è indispensabile il corretto cominciare il corretto avviso di convocazione che deve essere recapitato almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione condominiale e che dovrà informare espressamente della modalità telematica in cui di svolgerà la conferenza. Per organizzare l’assemblea condominiale in videoconferenza sarà necessario che l’avviso di convocazione sia inviato tramite lettera raccomandata, tramite posta elettronica certificata, fax o direttamente consegnata nelle mani del diretto interessato. All’interno dell’avviso di convocazione dovrà anche necessariamente essere specificato l’indirizzo internet della piattaforma che verrà utilizzata in riunione e le corrette modalità di accesso e di collegamento. Dovranno essere inviate le credenziali e le password necessarie per il collegamento e tutte le relative istruzioni per garantire a tutti modalità di collegamento agevoli. Per effettuare l’assemblea condominiale in videoconferenza e non in presenza fisica, l’amministratore dovrà ottenere però il consenso dei condomini. Il consenso può essere richiesto in occasione della convocazione o ancora prima, magari per ottenere una sorta di consenso generale valido anche per le eventuali future riunioni. È però consigliabile che il consenso di ciascun condomino sia documentato e lasciato per iscritto, onde evitare eventuali, future e possibili contestazioni. Il requisito imprescindibile della validità dell’assemblea condominiale in videoconferenza resta infatti il consenso della maggioranza dei condomini.
Software e portali per l’organizzazione della videoconferenza
Anche dopo la cessazione dell’emergenza sanitaria, resta consigliato lo svolgimento di riunioni condominiali in videoconferenza. Ma quali portali o software utilizzare per l’organizzazione? L’amministratore dovrà essere munito di un computer di ultima generazione dotato naturalmente di webcam e che abbia un recente sistema operativo. La qualità della ripresa audio e video dipenderà invece dalla qualità della connessione, dalla sua velocità: se una connessione stabile da 20 megabyte dovrebbe essere sufficiente è pur vero che eventuali problemi di connessione dovrebbero essere del tutto arginati con la presenza della fibra. L’amministratore dovrà comunicare il link da cui si accede all’area virtuale avvisando i partecipanti che sarà possibile prender parte alla riunione non solo tramite computer, ma anche attraverso uno smartphone. Fra i software a disposizione per l’organizzazione di assemblea condominiale in videconferenza, consigliamo la piattaforma ZOOM, HANGOUTS MEET e naturalmente SKYPE. Se volete andare sul sicuro, ovviamente potrete utilizzare SKYPE, il software più noto in termini di videoconferenza che consente la partecipazione gratuita fino a un massimo di 25 utenti oltre il quale andrà acquistato un abbonamento. HANGOUTS MEET è un software molto diffuso soprattutto fra gli studenti di ogni ordine e grado che è stato utilizzato per le video-lezioni di quest’anno. Fino a 10 partecipanti il software è gratuito, per un numero di partecipanti maggiore richiede l’acquisto di un pacchetto. Fra le piattaforme gratuite a disposizione, ZOOM è fra le più affidabili e diffuse. Consente con molta facilità a tutti gli utenti di poter prendere la parola e partecipare attivamente alla riunione in corso. Fra le funzionalità di Zoom, la possibilità di poter disattivare l’audio, disattivare il proprio video, condividere lo schermo, scrivere in chat. Si tratta in genere di software che vanno installati anche via browser e possono essere installati su ogni dispositivo elettronico. Andranno inseriti i codici identificativi del webinar e la password che sarà riportata nell’invito. Se gli utenti dovessero avere delle difficoltà di collegamento sarà sempre possibile contattare l’amministratore.
Assemblea condominiale in videoconferenza, come si svolge la riunione
Nel giorno e nell’ora indicati per l’assemblea condominiale in videoconferenza sarà necessario aprire il collegamento online e testarne il funzionamento e subito dopo sarà necessario verificare la presenza dei partecipanti in modo tale da consentire la costituzione dell’assemblea. Per rendere valida l’assemblea infatti è necessario raggiungere il “quorum costitutivo“ che in prima istanza dovrà prevedere la maggioranza dei partecipanti con i due terzi dei millesimi complessivi e in seconda convocazione dovrà prevedere terzo dei partecipanti e del valore dell’edificio. L’appello nominale viene svolto a distanza, verificando chi si è collegato alla piattaforma, chi si è connesso e verificando la sua identità. E però necessario che l’amministratore controlli costantemente chi segue tutta la riunione, chi la abbandoni o chi si disconnetta seppur involontariamente. Il consiglio è che in caso di persistenza di problemi tecnici, la riunione sia sospesa.
