Anagrafe condominiale - dati dei condomini e privacy

Non tutti sono a conoscenza che dal 2012 è obbligatoria la presenza di un’ anagrafe condominiale per ogni condominio e che ogni amministratore ha l’obbligo di redigere, conservare e aggiornare periodicamente questo registro in cui sono contenuti i dati più importanti di tutti i condomini ( e inquilini) e degli appartamenti. 

Cos'è l’anagrafe condominiale 

La legge che regola e rende obbligatoria l’esistenza dell’anagrafe condominiale è la legge 11 dicembre 2012 n.220 nel quale, attraverso l’art.1130 cc, tra gli obblighi dell’amministratore di condominio risulta obbligatorio la cura dell’anagrafe condominiale, nello specifico, tra gli obblighi dell’amministratore, in un’unica norma, si legge:

“  curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili”

La funzione principale di questo registro, l’anagrafe condominiale, è meramente pratica: per l’amministratore di condominio sarà più semplice e veloce reperire informazioni o dati dei condomini ( il recapito telefonico nelle comunicazioni importanti ad esempio). Al contrario l’anagrafe condominiale non ha alcuna funzione di controllo e l’amministratore non ha alcun obbligo nel segnalare illeciti fiscali nel caso si configurino.

Dati dell'anagrafe condominiale

All’interno dell’anagrafe condominiale devono essere annotati:

• le generalità (nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio) dei proprietari di tutti gli immobili, di coloro che posseggono diritti reali o personali di godimento;
• i dati catastali di tutti gli immobili ( sezione urbana, foglio, particella, subalterno e Comune)
• i dati relativi alla sicurezza delle parti comuni dell’edificio 

Per questo ultimo punto è necessario elencare tutti i documenti che l’amministratore deve conservare all’interno dell’anagrafe condominiale che certificano la messa in sicurezza delle parti comuni dell’edificio:

• certificazione Vigili del Fuoco (se prevista), Cpi (Certificato Prevenzione Incendi), rinnovo Cpi, eventuale Scia, dopo la riforma;
• certificato di conformità edilizia e agibilità;
• libretto ascensore attestante il relativo collaudo con indicazione del numero di matricola;
• impianto elevatore disabili e alle le verifiche periodiche dell’impianto ascensore;
• marcature Ce in caso di presenza di giardino con altalene o altri giochi per bambini;
• documentazione e adempimenti previsti dal Dlgs 81/08 nel caso di presenza portiere;
• dichiarazione di conformità degli impianti condominiali elettrico citofonico, televisivo (se centralizzato), elettronico (videosorveglianza, sistema di anti-intrusione), idrico, antincendio, sanitario (allacciamento alla fogna), adduzione Gas (parte condominiale), riscaldamento e climatizzazione (se centralizzato), protezione dalle scariche atmosferiche;
• documentazione degli impianti sotto pressione (riscaldamento centralizzato, autoclave) e dichiarazione Ce ai sensi della direttiva macchine relativa al cancello automatizzato;
• documentazione di carattere chimico, fisico e batteriologico (in presenza di serbatoio, cisterna o tubazione comune per l’adduzione dell’acqua potabile e gli impianti di riscaldamento centralizzati e di climatizzazione centralizzati, nonché protocollo di controllo del rischio Legionellosi», documento che deve contenere una “valutazione del rischio” con l’obiettivo di identificare tutti i fattori di rischio del condominio e, in particolare, degli impianti idrici secondo il quanto previsto dalle linee guida del ministero della Salute;
• presenza di macchine, impianti ed eventuali problemi strutturali;
• eventuali interventi per la valutazione o la rimozione di amianto ed eventuali interventi di manutenzione straordinaria eseguiti dal condominio e soggetti al coordinamento per la sicurezza;
• sicurezza statica dell’edificio come strutture portanti, suolo e sottosuolo (che dovrebbero essere già in suo possesso);
• dotazioni del fabbricato e relativo certificato di agibilità (oggi unico documento unito all’abitabilità);
• identificazione dell’edificio con i dati storici e urbanistici.

Comunicazione dei dati dell’anagrafe condominiale

Ogni condomino o inquilino del condominio dovrà compilare il modello di anagrafe condominiale relativo alla propria unità immobiliare; ecco un fac-simile di richiesta di dichiarazione dati che l’amministratore dovrà presentare ad ogni condomino:

REGISTRO ANAGRAFE CONDOMINIALE –MODELLO -  SCHEDA RILEVAZIONE DATI

Il dovere del singolo condomino è quello di comunicare tempestivamente qualsiasi cambiamento relativo allo stato dell’immobile ed ha tempo entro 60 giorni; nel caso il condomino non provvedesse a comunicare i nuovi dati, l’amministratore dapprima potrà sollecitare l’invio di informazioni attraverso una lettera; decorsi 30 giorni  l’amministratore potrà risalire ai dati attraverso il catasto o un’agenzia investigativa, addebitando il costo al condomino, come specificato dall’art.1130 cc comma 6.

Chi può visionare il registro anagrafe condominiale?

Tutti i condomini hanno il dovere di comunicare i dati da inserire sul registro dell’anagrafe condominiale e di aggiornarlo nel momento in cui i dati subiscano modifiche ma al contempo, ogni condomino ha anche diritto a poter consultare l’anagrafe condominiale così come ha diritto a poter consultare ogni documento che riguardi il condominio, compresi i verbali d’assemblea al consuntivo spese condominiali; nel caso in cui l’amministratore vieti questo diritto al condomino potrà essere revocato per giusta causa dal suo incarico. Resta il fatto però che solo ed esclusivamente l’amministratore ed i condomini possono consultare i registri, che non sono consultabili da persone esterne a meno che a chiederlo non sia il Comune, l’Agenzia delle Entrate per controllare e contrastare l’evasione fiscale o le Forze dell’ordine.