Le convocazioni delle assemblee condominiali sono quelle comunicazioni utilizzate principalmente dall’amministratore di condominio per richiamare tutti i condomini a riunirsi in assemblea.
Le convocazioni assemblee condominiali sono regolati da alcuni articoli del Codice Civile che ne permettono il regolare svolgimento, sia nel caso di una convocazione per riunione ordinaria, sia nel caso di una convocazione per una riunione straordinaria.
Quali sono i termini per le convocazioni delle assemblee condominiali?
Il primo aspetto regolamentato dall’articolo 66 comma 3, sono i termini entro cui convocare le assemblee condominiali; per essere entro i termini bisognerà convocare l’assemblea almeno 5 giorni prima della data fissata. Nel caso in cui la convocazione venga fatta attraverso raccomandata si conterà dal giorno di consegna nella casella postale della raccomandata.
All’interno dell’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale dovrà essere specificata la data, l’ora e il luogo in cui si svolgerà l’assemblea condominiale e specificare inoltre i punti dell’ordine del giorno al fine di permettere ai condomini di prepararsi eventuali domande, dubbi o considerazioni.
I termini minimi per le convocazioni delle assemblee condominiali sono stati stabiliti appunto per permettere a tutti i condomini di organizzarsi per poter essere presenti in assemblea e per analizzare i punti di discussione e visionare le eventuali documentazioni.
Ai fini del conteggio del termine di convocazione bisognerà far riferimento all’assemblea in prima convocazione che normalmente viene stabilita in un orario o un giorno difficile o addirittura impossibile Es: 25 Dicembre ore 3.00 am al fine di favorire la seconda convocazione molto più agibile.
Tale termine per la convocazione dell’assemblea condominiale può essere modificato ma esclusivamente aumentando il numero di giorni e non diminuendoli.
In breve il Codice Civile stabilisce che l’amministratore dovrà provvedere alle convocazioni tramite raccomandata, pec, fax o consegna a mano almeno 5 giorni prima della data fissata. Attraverso l’articolo 1335 si presuppone che la presa visione al momento della consegna della convocazione e tale avviso è un presupposto necessario per la validità dell’assemblea.
Quando effettuare le convocazioni per le assemblee condominiali?
Secondo l’articolo 66, l’amministratore ha l’obbligo di convocare un’assemblea ordinaria almeno una volta l’anno e convocare un’assemblea straordinaria qualora lo ritenga necessario.
Chi può convocare l’assemblea di condominio?
Possono configurarsi altre situazioni in cui l’amministratore è obbligato ad indire un assemblea di condominio, ovvero:
- almeno due condomini che rappresentano un sesto del valore del condominio, avanzino una richiesta di assemblea; nel caso non lo facesse possono essere gli stessi richiedenti a convocare l’assemblea.
- Nel caso si configurino irregolarità fiscali o contabili
- In caso di utilizzo illecito delle parti comuni
- Se un condomino è interessato all’adozione di delibere relative ad innovazioni
Esistono anche dei casi in cui l’assemblea può essere convocata anche dai condomini in via ordinaria o straordinaria, come ad esempio:
- decesso dell’amministratore;
- i condomini sono di un numero inferiore a 8;
- perdita dell’incarico dell’amministratore.
Infatti è bene precisare che nel caso in cui non ci fosse un amministratore l’assemblea può essere convocata da qualsiasi condomino, l’importante è che segua le modalità previste dal Codice Civile; inoltre la presenza dell’amministratore non è necessaria per lo svolgimento dell’assemblea quindi quest’ultima sarà valida anche in sua assenza.
Come si convoca l’assemblea condominiale?
L’assemblea condominiale prevede delle modalità ben precise per la sua convocazione; è possibile convocare l’assemblea condominiale con:
- lettera raccomandata
- PEC (posta elettronica certificata)
- fax
- consegna a mano
Nel link sono riportati i modelli fac-simile di convocazione assemblea condominiale
Queste sono le 4 modalità concesse e valide secondo l’articolo 66 comma 3, tutte le altre modalità non sono ritenute valide in un'eventuale sede processuale, come ad esempio email, messaggi di testo, messaggi whatsapp, chiamate, ecc..
Solitamente l’amministratore di condominio allega preventivamente un fac simile delega per permettere a tutti i condomini, nel caso fossero impossibilitati a partecipare, di delegare un’altra persona a fare le sue veci.
Ordine del giorno dell’assemblea condominiale
Nella convocazione della riunione condominiale deve essere indicato il luogo e l’ora dell’assemblea e dovranno essere indicati anche i punti posti all’ordine del giorno dell’assemblea. I punti dell’ordine del giorno non dovranno essere minuziosi e specifici ma dovranno elencare i termini essenziali di ciò che si discuterà per permettere ad ogni condomino di decidere se partecipare, informarsi e farsi un’opinione propria in merito.
L’amministratore non è tenuto a fornire una preventiva informazione allegando i documenti inerenti ai punti dell’ordine del giorno ma sarà obbligato a fornire le copie a tutti i condomini che li richiedono, anche anticipatamente rendendosi poi disponibile ad eventuali chiarimenti.